勤務先の鍵を紛失した場合に取るべき対応と責任とは

勤務先の会社の鍵をなくしてしまったとき、自宅のカギをなくすときよりも焦ってしまうでしょう。自分のミスで企業秘密など安全性が危うくなり、なにか大きなトラブルが起こってしまう可能性があるからです。

鍵をなくさないように十分に気をつけることは重要ですが、万が一なくしてしまったのなら、焦らずその後最善の対処をしなければなりません。ここでは、鍵をなくしてしまったときの対処方法や責任についてお伝えします。

勤務先の鍵をなくしてしまったときの対応

鍵をなくしてしまったと発覚したときは冷静でいられない場合が多いです。しかし、焦って頭が回っていない状態では最善の対処はできません。まずは一度気持ちを落ち着かせ、冷静になってから2つの対処をします。

落ち着いて鍵を探す

なにより、まずは心を落ち着かせます。頭がパニックになっている状態では、見落とすことが多くなります。焦って必死に鍵を探しても、鍵がある場所を見落としてしまう可能性が高まるのです。深呼吸をするなど、自分なりの方法で気分を落ち着かせましょう。

冷静さが戻ってきたら、鍵を探します。最後に鍵を見た、使った場所を思い出しましょう。自分のロッカーや車の中、ポケット、カバンの中など思い当たる場所を隅々まで探します。
通った道を戻りながらたどり、地面に落ちていないかも確認して、できる限りの場所を探しましょう。

勤務先などに連絡する

探しても見つからなければ、次におこなうべきなのは「報告」です。自宅の鍵の紛失ではないので、個人ではすべての対応は難しいです。必ず連絡をするようにしましょう。

●会社・上司に連絡する

会社の鍵を紛失した場合は、まずは上司に相談しましょう。会社はさまざまな機密情報や顧客情報などを持っているため、安全性が危ぶまれる状況を会社に知らせないと甚大な被害を招きかねません。

しかし上司に伝えれば、会社内でできる安全対策を施すことができます。人としての信頼を失わないためにも、叱られることを恐れず必ず状況を伝えましょう。

●建物の管理業者などに連絡する

ビルの中にオフィスを構えている会社の鍵をなくしたときは、ビルの管理会社に知らせることも重要です。管理会社はマスターキーを持っていることが多く、ビルの一室の鍵をなくしたのであれば、鍵を開けなければいけない場合に解錠の手助けとなるでしょう。

また、管理会社に連絡するとビル自体の警備の強化を図ってくれるかもしれません。

●警察に連絡する

念のため警察にも連絡を入れましょう。交番に行く、または警察に電話を入れると、届け出を出すことができます。警察に届け出を出したからといって必ず鍵が手元に戻ってくるわけではありませんが、誰かが拾って交番に届けてくれた場合、鍵が手元に戻ってくる可能性が高くなります。

鍵紛失の後にするべきコト

紛失後、上司や建物の管理会社、警察への連絡まで済ませた後は、会社の上司の指示に従います。

基本的に、職場の鍵を紛失した場合でも鍵をシリンダーごと新しく交換することが大切です。これは、最低限の防犯性を確保するためです。そして今後同じことが車内で起こらないよう、再発防止の対策をします。これら2つの対策を詳しく見ていきましょう。

鍵を交換する

職場の鍵を紛失したあとは防犯性がかなり低下しています。なくした鍵を誰かが拾って悪用する可能性があるからです。会社の機密情報や大事な資材などを守るために、できるだけ早く鍵を交換することが大切です。

ただし、鍵はセキュリティにかかわる重要なものなので、なくした本人の判断だけで勝手に交換したりスペアキーを作ったりすることはしてはいけません。

仮にこっそりと鍵を作り、何事もなかったかのように隠蔽できたとしても、その後紛失したことが見つかってしまえば責任を問われる可能性は十分にあります。鍵紛失を上司に報告したあと、指示を仰ぎましょう。

再発防止に努める

個人でも簡単にできる対策には以下のようなことがあります。

一人一人が危機意識を持つことは大切ですが、万が一のときのために会社でも予防線を張っておくと安心です。鍵の管理箱などを作って鍵の管理を徹底することや、セキュリティ機能の高い鍵を取り入れるといった方法があります。

詳しくは鍵紛失の対処法の解説記事をご覧ください。

会社の鍵を紛失したときに生まれる責任

会社の鍵を紛失してしまった場合、個人へ責任が問われることがあります。重要な情報が漏洩してしまう危険性や会社に損失が発生する可能性がある場合は、とくに責任を問われる可能性が高いでしょう。

会社の鍵を紛失することによって考えられる責任問題は、おもに「会社からの処分」と「損害賠償などの金銭的な責任」です。それぞれのケースを詳しくご紹介します。

会社から受ける処分

処分の下し方は勤務先の会社の規則や上司の判断によってそれぞれ異なりますが、例として次のようなことが起こります。

まず、比較的軽い処分としては、始末書が一つの例です。始末書のほかには、訓告のみで済むケースが多いようです。鍵紛失による会社の損失・被害によっては、訓告、戒告、減給、停職、免職などの処分になることもあるようです。

何度も鍵をなくしてしまったり、鍵紛失以外でも勤務態度が悪かったりすると、下される処分は重くなるかもしれません。今後再び鍵をなくしてしまうと、さらに重い処分が待ち受けている可能性があるので、再発防止を徹底して、日ごろの行動から責任のある行動を心がけるようにしましょう。

損害賠償の支払い義務が発生する可能性がある

「過失の重大さによって企業が大きな損害を被る結果になる場合には、損害賠償を要求する可能性がある」というような内容が就業規則に書かれている場合、この規則が鍵紛失の件にも適用されることがあります。

損害賠償を求められる場合、鍵をなくした張本人には、会社が被った損害の全額もしくは一部を支払うよう要求されます。
なくしたあとに鍵を新しく交換した場合、交換費用を支払うよう求められるのが一例です。しかし、全額の支払いを要求されることはめったにないようです。

逆に、あまりにも請求金額が高いと感じる場合は、もしかすると不当請求されているかもしれません。
「不当性急なのではないか？」と疑わしく思ったら、一度労働基準監督署に正当性について相談してみることをおすすめします。

まとめ

会社の一員として、常に責任のある行動が求められます。勤務先の鍵を紛失してしまったときはとても焦りますが、会社の安全のためにも自分の仕事上の信用のためにも、落ち着いてすべき対処法をおこないましょう。